Wir brauchen eine effektive Team-Kommunikation – Corona-Lehren einer Mitarbeiterin

Veröffentlicht von Verena Hauser am

Heitere Szene

Mona Rehmann ist seit einigen Jahren für den Content von drei Online-Shops verantwortlich. Für Sklls wirft sie einen Blick zurück auf wochenlanges Home-Office und warum sie sich von Vorgesetzten in dieser Phase vor allem eine optimistische und effektive Team-Kommunikation wünscht.

Nach dem Blick einer Führungskraft sowie einer Unternehmerin sammelt Sklls in diesem Blick einer Mitarbeiterin weitere Lehren aus einer unter dem Eindruck von Corona agierenden Wirtschaft.

Durch einen Grenzzaun vom Team getrennt

Wie wohl gerade die meisten von uns bin auch ich seit Wochen im Home-Office. Da ich in Deutschland wohne, aber in der Schweiz arbeite, hat sich für mich eine völlig neue Situation ergeben. Ich sitze durch einen Grenzzaun getrennt von meinen KollegInnen zuhause. Welche Erfahrungen ich bisher gemacht habe und was mir ganz persönlich hilft, auch im Home-Office produktiv und glücklich zu sein, möchte ich mit diesem Beitrag teilen.

Team Kommunikation – bewährte Orga-Tools

Das A und O der Home-Office Arbeit sind funktionierende und richtig angewendete Orga-Tools. Hier meine Top 2:

  1. Gerade in Zeiten von Kurzarbeit ist es wichtig, die An- und Abwesenheiten im Team zu kommunizieren. So weiß jeder wann der andere erreichbar ist und für Meetings oder Telefonate ansprechbar ist. Hierzu nutzen wir in meinem Team von ca. 20 KollegInnen Microsoft Teams. Man sieht gleich auf den ersten Blick, wer online – also bei der Arbeit – ist.
  2. Projektmanagementtools eignen sich darüber hinaus dafür, um Aufgaben zu erfassen, im Umfang einzuschätzen, zu priorisieren und Mitarbeitern zuzuordnen. Dadurch erhält jeder einen Überblick über Zuständigkeiten und Auslastungen. Für das Projektmanagement eignet sich meiner Meinung nach Trello gut.

Tools sinnvoll nutzen

Um solche Orga-Tools sinnvoll zu nutzen, braucht es Regeln, welche Informationen man auf welchem Kanal teilt. Dadurch vermeide ich, dass ich ständig aus irgendeinem anderen Kanal eine Nachricht bekomme und zu einem Thema über verschiedene Kanäle hinweg kommuniziere.

Eine Einteilung, die sich für mich bewährt hat:

  • Bei dringenden Themen, die sofort geklärt werden müssen, ist die direkte Kommunikation über Telefon oder Videocall am sinnvollsten. Eine entsprechende Dokumentation im Anschluss stellt die Verbindlichkeit des Besprochenen sicher.
  • Wenn das Thema nicht sehr komplex ist, genügt der kurze Austausch per Chat.
  • Bei komplexen Themen, die nicht unmittelbar geklärt werden müssen, ist die Kommentarfunktion eines Projektmanagement-Tools hilfreich.

In der Führung ist eine positive und effektive Team-Kommunikation gefragt

Voraussetzung für eine effektive Team-Kommunikation und ein positives Miteinander sind nicht nur funktionierende Tools, sondern auch das Einhalten von Regeln und regelmäßige Absprachen.

So sollten Meetings beispielsweise pünktlich starten, genauso wie ein Ende festgelegt werden sollte. Wenn die Zeit nicht ausreicht, ist es besser, einen neuen Termin zu vereinbaren. Da sich jeder seinen Arbeitstag selbst strukturiert hat, bringt ein immer wieder verschobenes oder überzogenes Meeting das Selbstmanagement gehörig durcheinander.

Hier sind auch unsere Führungskräfte gefragt. Um selbst optimistisch zu bleiben, ist es für mich sehr wichtig, dass mein Vorgesetzter all die vereinbarten Regeln und Herangehensweisen im Team vorlebt.

Generell wünsche ich mir von allen Vorgesetzten in Zeiten der Krise, in jeglicher Kommunikation positiv zu bleiben. Probleme sollten angesprochen werden, aber immer mit der Überlegung, was getan werden kann, um die Situation zu verbessern. Regelmäßige Meetings, in denen auch kleine Erfolge mit allen Kollegen geteilt werden, tragen dazu bei, die Stimmung im Team zu beleben. Gerade in Krisenzeiten ist es wichtiger denn je zu beweisen, dass alle an einem Strang ziehen.

Sally unterstützt die Team-Kommunikation

Um im Team zu reflektieren, was gut und was nicht so gut lief, ist es wichtig, dass sich alle TeilnhemerInnen gut auf die Fragestellung vorbereiten. Sonst fransen solche Gespräche schnell aus oder bleiben oberflächlich. Mit dem digitalen Coach Sally ist dies gegeben.

Akute Probleme werden unmittelbar reflektiert und strukturiert, wenn sie auftauchen. Auch Erfolge werden mit Sally augenblicklich analysiert, um aus ihnen zu lernen. So erhält der Endanwender unmittelbare Hilfe in schwierigen Situationen, im Homeoffice und zu jeder individuellen Arbeitszeit.

Einblick in einen Sally-Journal-Eintrag
Einblick in einen Journal-Eintrag. Mit Sally ist alle Lernerfahrungen dokumentiert.

Alle Erkenntnisse aus den Coachings werden dann automatisch im Journal dokumentiert. So ist auf einen Blick erkennbar, wo es in der Vergangenheit haperte und welche Erfolge gefeiert wurden. Eine separate Vorbereitung auf Reflexionsgespräche ist nicht mehr nötig. Das Besprechen der Stimmung im Team ist effektiv möglich, kostbare Zeit wird gespart. Da sowohl Misserfolge als auch Erfolge thematisiert werden, bleiben die Rückmeldungen ausgewogen, sodass ein optimistischer Blick in die Zukunft möglich wird.